Conditions générales de vente

1.1 Objet du contrat. Ekima Travel Agency est un tour-opérateur mauricien spécialisé dans la conception et la commercialisation de voyages en Afrique australe. Lorsque vous réservez auprès de nous, nous vous vendons un voyage sur mesure ou un forfait touristique (le « Voyage ») composé de plusieurs prestations : hébergement, transport terrestre, vols intérieurs et internationaux, guides, excursions, safaris, activités, réservations de restaurants et services connexes (les « Prestations »).

1.2 Recours à des prestataires indépendants. Nous n'exploitons ni hébergement, ni moyen de transport, ni structure d'activité en propre. Les Prestations sont exécutées sur place par des prestataires indépendants (hôtels, lodges, compagnies aériennes, transporteurs, guides, agences réceptives locales, restaurants, etc. — les « Prestataires »), que nous sélectionnons, coordonnons et rémunérons dans le cadre de l'organisation de votre Voyage.

1.3 Coordination sur place. Nos opérations en Afrique du Sud sont coordonnées par Ekima Afrika Travel (Pty) Ltd, notre agent local, qui assure le lien avec les Prestataires sud-africains et le suivi opérationnel de votre séjour.

1.4 Notre engagement. Nous nous engageons à : (I) concevoir votre Voyage conformément à vos souhaits ; (II) sélectionner des Prestataires de qualité en fonction de nos critères professionnels ; (III) effectuer les réservations correspondantes ; (IV) vous remettre l'ensemble de la documentation de voyage nécessaire ; et (V) assurer un suivi diligent avant et pendant votre séjour.

2.1 Confirmation de réservation. Toute inscription devra être accompagnée du versement d'un acompte représentant 30 % du montant total du voyage. La réception de cet acompte n'implique l'acceptation de la réservation que dans la mesure des places disponibles.

2.2 Solde. En cas d'accord, le solde du prix des prestations devra être réglé 30 jours avant le début effectif des prestations.

2.3 Retard de paiement. Tout retard dans le paiement du solde pourra être considéré par Ekima Travel Agency comme une annulation par le Client, pour laquelle il sera fait application des frais d'annulation visés à l'article 4. Nous nous réservons alors le droit d'utiliser l'acompte pour couvrir les services non remboursés par les Prestataires et de ne pas garantir l'opération du circuit.

2.4 Informations participants. Dès confirmation du dossier, il sera demandé au Client de fournir le plus tôt possible les informations concernant les participants (noms, prénoms, dates de naissance, numéros de passeport), afin de garantir les réservations. Nous ne pourrons être tenus pour responsables si les informations ne sont pas reçues à temps et si les réservations en sont affectées.

2.5 Haute saison et conditions particulières. En cas de voyage en très haute saison (fêtes de fin d'année, semaine sainte, vacances scolaires, etc.), des conditions particulières peuvent s'appliquer. Certains Prestataires (notamment lodges de safari et hôtels haut de gamme) imposent des acomptes ou des politiques d'annulation plus strictes ; celles-ci prévaudront alors sur nos conditions générales et vous seront communiquées avant confirmation.

2.6 Traitement des fonds. Les sommes que vous nous versez sont perçues par Ekima Travel Agency en tant que tour-opérateur. Elles couvrent le prix du Voyage tel que convenu au moment de la confirmation.

3.1 Confirmation de réservation. Toute inscription devra être accompagnée du versement d'un acompte représentant 30 % du montant total du voyage. La réception de cet acompte n'implique l'acceptation de la réservation que dans la mesure des places disponibles.

3.2 Solde. En cas d'accord, le solde du prix des prestations devra être réglé 45 jours avant le début effectif des prestations.

3.3 Retard de paiement. Tout retard dans le paiement du solde pourra être considéré par Ekima Travel Agency comme une annulation par le Client, pour laquelle il sera fait application des frais d'annulation visés à l'article 4. Nous nous réservons alors le droit d'utiliser l'acompte pour couvrir les services non remboursés par les Prestataires et de ne pas garantir l'opération du circuit.

3.4 Informations participants. Dès confirmation du dossier, il sera demandé au Client de fournir le plus tôt possible les informations concernant les participants (noms, prénoms, dates de naissance, numéros de passeport), afin de garantir les réservations. Nous ne pourrons être tenus pour responsables si les informations ne sont pas reçues à temps et si les réservations en sont affectées.

3.5 Haute saison et conditions particulières. En cas de voyage en très haute saison (fêtes de fin d'année, semaine sainte, vacances scolaires, etc.), des conditions particulières peuvent s'appliquer. Certains Prestataires (notamment lodges de safari et hôtels haut de gamme) imposent des acomptes ou des politiques d'annulation plus strictes ; celles-ci prévaudront alors sur nos conditions générales et vous seront communiquées avant confirmation.

3.6 Traitement des fonds. Les sommes que vous nous versez sont perçues par Ekima Travel Agency en tant que tour-opérateur. Elles couvrent le prix du Voyage tel que convenu au moment de la confirmation.

4.1 Avant le voyage. Si le Client doit annuler son voyage, les sommes versées seront remboursées sous réserve des retenues ci-dessous, en fonction de la date du désistement. Ces retenues correspondent aux prépaiements de services terrestres déjà engagés auprès de nos Prestataires.

Le terme « acompte terrestre » désigne l'acompte versé de 30 % au moment de la confirmation, minoré de toute prestation aérienne déjà réglée par nos soins et non remboursable.

Plus de 120 jours avant l'arrivée : 50 % de l'acompte terrestre versé sera retenu.

De 90 à 120 jours avant l'arrivée : 75 % de l'acompte terrestre versé sera retenu.

De 30 à 90 jours avant l'arrivée : 75 % du montant total du dossier sera retenu.

Moins de 30 jours avant l'arrivée : 100 % du montant total du dossier sera retenu.

En cas de changement du nombre de participants, les tarifs seront révisés et adaptés.

4.2 Pendant le voyage. Tout voyage interrompu, modifié ou abrégé du fait du participant, quelle qu'en soit la cause, ne saurait donner lieu à aucun remboursement de notre part. Toute modification demandée par le Client pendant le voyage impliquant un changement de prestation (hôtels, transport, etc.) ou de programme (durée, séjour, étapes, etc.) sera facturée. En cas de force majeure, se référer à l'article 14.

En cas de maladie ou de toute autre impossibilité personnelle de voyager, les conditions d'annulation prévues à l'article 4 s'appliquent. Toute demande de remboursement devra être adressée directement à l'assurance voyage du Client, selon les garanties de son contrat (voir article 8 « Assurances »).

6.1 Modifications avant le départ. Toute modification demandée par le Client après confirmation de sa réservation et avant le départ est soumise à disponibilité auprès de nos Prestataires. Elle peut entraîner des frais supplémentaires, notamment en cas de pénalités imposées par les Prestataires (notamment les compagnies aériennes, dont les billets sont généralement non modifiables sans frais) ou de différence tarifaire avec les nouvelles prestations réservées. Ces frais vous seront communiqués avant confirmation de la modification.

6.2 Modifications pendant le voyage. Les modifications demandées pendant le voyage sont régies par l'article 4.2.

Le Client est conscient du fait que les itinéraires sont flexibles et dépendent des conditions locales. Ekima Travel Agency n'acceptera aucune réclamation, y compris pour des dommages indirects résultant de tout hébergement ou autre installation rendus ou devenus indisponibles au cours du voyage organisé. Par les présentes, le Client indemnise et tient Ekima Travel Agency hors de cause au regard d'une telle réclamation.

Toute réclamation relative à un circuit (désaccord, inaccomplissement d'une partie du circuit, etc.) devra être formulée par écrit auprès de nous, dans un délai de trente (30) jours suivant la fin du voyage, accompagnée de tout justificatif utile. Un éventuel litige se réglera à l'amiable. En cas de désaccord persistant, il sera fait application de l'article 19 (Droit applicable et juridiction).

En acceptant de voyager avec Ekima Travel Agency, nous vous demandons de souscrire obligatoirement à une assurance assistance-rapatriement. Nous recommandons également une assurance annulation, ainsi qu'une couverture bagages et interruption de séjour.

Cette assurance est souscrite par vos soins auprès de l'assureur de votre choix. Nous vous invitons à vérifier que la couverture est adaptée à la nature de votre voyage (activités d'aventure, safaris, zones éloignées, etc.) et à la destination.

9.1 Documents de voyage. Avant de vous inscrire, vous devez vérifier que chacun des voyageurs, en fonction de sa situation personnelle, est en possession d'un passeport et/ou d'autres documents (carte nationale d'identité, visa, livret de famille, autorisation de sortie du territoire, etc.), en cours de validité et conformes aux exigences requises pour transiter et/ou entrer dans le ou les pays du voyage.

9.2 Charge des formalités. Chaque participant devra prendre à sa charge l'obtention de tous les documents (pièces d'identité, autorisations, visas, vaccins, etc.) exigés par les autorités des pays visités. Ekima Travel Agency délivre des informations sur les formalités administratives et/ou sanitaires à titre indicatif ; ces informations ne sauraient engager notre responsabilité. Il est fortement conseillé de vérifier avant le départ, auprès des autorités concernées, la liste des documents nécessaires.

9.3 Défaut de documents. Nous ne serons en aucun cas responsables en cas de retard ou d'impossibilité pour un participant de présenter des documents en règle. Les conséquences d'un éventuel défaut de présentation seront intégralement à la charge du Client, et tout voyage annulé, interrompu ou abrégé de son fait ne saurait donner lieu à aucun remboursement ni indemnité.

Le Client reconnaît que, étant informé de l'itinéraire proposé, il est de sa responsabilité de s'assurer qu'il est médicalement à même et capable de se lancer dans un tel voyage organisé. Un certificat médical est requis pour les voyageurs de plus de 65 ans pour certaines activités.

Chaque participant est conscient que, en raison du caractère des voyages que nous organisons, il peut être exposé à certains risques dus notamment à l'éloignement des centres médicaux, à l'état des routes, et au caractère aventureux de certains circuits (randonnées, activités nautiques, safaris, expéditions en véhicule tout terrain, etc.).

L'Afrique du Sud, comme d'autres pays d'Afrique australe, ne dispose pas partout d'organismes permettant une évacuation rapide dans les endroits éloignés des villes. Le Client assume ces risques en toute connaissance de cause et s'engage à ne pas faire porter la responsabilité des accidents pouvant survenir à Ekima Travel Agency, à ses guides ou aux différents Prestataires.

Si les circonstances l'imposent — notamment pour assurer la sécurité de l'ensemble du groupe, ou pour des raisons climatiques ou des événements imprévus — Ekima Travel Agency se réserve le droit, directement ou par l'intermédiaire de ses accompagnateurs ou Prestataires, de substituer un moyen de transport, un hébergement ou un itinéraire, ainsi que les dates ou horaires de départ, sans que les participants puissent prétendre à aucune indemnité. Chaque participant doit se conformer aux règles de prudence et suivre les directives données par l'accompagnateur ou le Prestataire.

Ekima Travel Agency ne peut être tenu responsable des accidents qui seraient dus à l'imprudence individuelle d'un membre du groupe. Nous nous réservons le droit d'exclure d'un groupe une personne dont le comportement mettrait en danger la sécurité ou le bien-être des participants. Aucune indemnité ne serait alors due.

Ekima Travel Agency ne pourra être tenu pour responsable des vols ou pertes d'effets personnels survenus pendant votre voyage.

Vos bagages demeurent en permanence sous votre propre responsabilité. Ne confiez pas à votre accompagnateur la charge de les surveiller — il ne peut matériellement pas assurer cette tâche.

Les compagnies aériennes ou autres transporteurs concernés ne sont pas tenus pour responsables en cas d'omission ou d'événement accidentel lorsque les passagers sont à bord de leur avion ou moyen de transport. Le contrat de transport en usage chez les compagnies aériennes concernées, ou chez d'autres transporteurs, constituera, une fois émis, le seul contrat entre le transporteur et le passager.

Si votre voyage est modifié en raison d'une perturbation du trafic aérien ou de raisons climatiques, nous ne pourrons être tenus pour responsables ; une alternative vous sera proposée dans la mesure du possible, mais les frais supplémentaires en résultant resteront à votre charge.

Si des événements extérieurs venaient perturber la marche normale du pays (troubles politiques et sociaux, catastrophes naturelles, épidémie ou pandémie, fermeture de frontières, etc.), Ekima Travel Agency se réserve le droit d'annuler un voyage ou d'en modifier le contenu.

Tout rapatriement reste à la charge du Client et/ou de son assurance. Nous nous engageons à faciliter ce rapatriement et à informer le Client en permanence de l'évolution de la situation.

En revanche, s'il n'y a pas de contre-indication à votre voyage et que vous souhaitez néanmoins l'annuler, les conditions générales d'annulation prévues à l'article 4 seront appliquées.

Les séjours vendus dans une autre monnaie que le Rand sud-africain (notamment l'Euro ou l'USD) sont basés sur un taux de change calculé à un moment donné. En cas de dévaluation subite, Ekima Travel Agency se réserve le droit de réévaluer le montant du voyage.

De plus, conformément à la loi, nous pouvons nous trouver dans l'obligation de modifier nos prix et nos programmes pour tenir compte :

• des variations du coût des transports, liées notamment au coût des carburants ;
• de la variation des redevances et taxes afférentes aux prestations fournies (taxes d'atterrissage, d'embarquement, de débarquement, etc.).

16.1 Notre responsabilité. Nous sommes responsables de la bonne conception et de la coordination générale de votre Voyage, ainsi que du sérieux du processus de sélection de nos Prestataires. Notre responsabilité s'apprécie au regard des obligations qui sont réellement les nôtres en tant qu'organisateur : concevoir, réserver, coordonner et assurer le suivi.

16.2 Responsabilité des Prestataires. L'exécution matérielle des Prestations (qualité des chambres, ponctualité des transferts, comportement des guides, conditions à bord des vols, etc.) relève de la responsabilité des Prestataires eux-mêmes. Ces derniers appliquent leurs propres conditions générales, que nous tenons à votre disposition sur demande.

16.3 Cas exclus. Sans préjudice des exclusions plus spécifiques prévues aux articles 10 à 14 des présentes Conditions, nous ne sommes pas responsables des dommages résultant de circonstances indépendantes de notre volonté, notamment : force majeure, retards ou annulations imputables aux Prestataires malgré nos diligences raisonnables de sélection, comportement des voyageurs, non-respect des formalités de voyage, refus d'embarquement, événements politiques, sanitaires ou climatiques exceptionnels, ou toute autre cause indépendante de nos obligations d'organisation.

16.4 Limitation de responsabilité. Dans la limite autorisée par la loi applicable, notre responsabilité globale au titre d'un Voyage donné ne saurait excéder le montant total facturé au Client au titre de ce Voyage.

Après confirmation et paiement de votre réservation, vous recevrez une confirmation détaillée de votre réservation, un itinéraire précisant chaque Prestation et son Prestataire, ainsi que des bons d'échange (« vouchers ») à présenter aux Prestataires. Ces documents constituent la preuve de votre réservation et doivent être conservés pendant toute la durée du Voyage.

Les données personnelles que vous nous communiquez sont utilisées exclusivement pour l'organisation de votre Voyage et sont transmises aux Prestataires concernés dans la mesure nécessaire à la fourniture des prestations. Nous ne les communiquons à aucun tiers non impliqué dans votre Voyage sans votre consentement, sauf obligation légale.

Les présentes Conditions sont régies par le droit mauricien. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution sera soumis, à défaut de règlement amiable, à la compétence des tribunaux compétents de la République de Maurice, sans préjudice des dispositions d'ordre public applicables au Client en sa qualité de consommateur dans son pays de résidence.

L'acceptation d'un séjour et le versement de l'acompte valent acceptation pleine et entière des présentes Conditions générales de vente, y compris de notre rôle de tour-opérateur défini à l'article 1 et de la limitation de responsabilité prévue à l'article 16.